Отслеживание
Логотип компании

Доставка Ва-банк
автоматизация IT системы

О том, как доставить банковские карты в небольшую сибирскую деревеньку. И почему менеджеры MAKENA провели Новый год 2015 на складе.

В декабре 2014 года MAKENA выиграла крупный тендер на обслуживание большого национального банка. Клиенту требовалась безопасная, надежная доставка пластиковых карт в каждое отделение банка, где бы оно ни находилось. «Этот клиент стоит тысячи маленьких, выделенное решение для него напрашивалось само».

«Все случилось в один момент!». Тендер выиграли в декабре, а уже в январе нам надо было запускать по принципу «все или ничего». Поэтому СДЭК выделил менеджера проекта, и технолога склада, которые за новогодние праздники исполнили это тендерное IT-задание.

Пунктом назначения мог стать любой город или пригород: от мегаполиса до небольшой сибирской деревушки. К тому же, и сами объемы грузов внушительные. Поэтому, конечно, передача большого количества мелких пакетов на доставку, то есть тысяч и десятков тысяч в день, требует очень четкого учета. Под столь крупного клиента компании пришлось переделывать многие элементы нашей IT-системы.

«После выигранного тендера, сразу же принялись за дело. В неделю открывали по несколько подразделений. Упор сделали на обслуживание территории из точки, в которую приходила магистральная логистика, в том числе с доставкой по населенным пунктам. Это была ключевая задача, которая перед нами стояла»

Автоматизировать IT-решения, конечно, удалось не сразу. Началось все с курьеров, которые выезжали раз в неделю и ходили по определенному кругорейсу. Каждый из них обслуживал сразу несколько населенных пунктов. Потом уже появились региональные представители в небольших районных центрах с перевозкой на пригородных автобусах, либо находился перевозчик, который доставлял груз до регионального представителя.

Не все запустилось гладко

Как нередко бывает, скорость сказывается на качестве, и проблем на первых этапах не избежать никому. Со стороны клиента было активное содействие и постоянная обратная связь о всех нестыковках и невозможности исполнить или передать статусы. Проводились встречи, но со временем все реже и реже. За два месяца полностью устранили все недочеты.

Изначально, на тендере MAKENA забрал только Московское подразделение, то есть Центрально-Черноземный район. «Технология у клиента тоже отличалась, но мы сразу же интегрировали ее, получили треть, откатали. А когда уже выиграли два других лота, вся Россия перешла на новую технологию».

Чтобы организовать работу в совсем отдаленные точки с очень низкой плотностью доставки, заключили договор и привлекли EMS-систему.

«В этой системе работает комбинация различных инструментов и игроков, которые есть на рынке. Все это дает нам полный контроль на всех этапах прохождения грузов до потребителя

Мы работаем с картами и, соответственно, несем финансовые риски как для нас, так и для банка»

Поэтому была введена система имплантов на территории мест передачи груза. К определенному времени на территорию заказчика приходили специально обученные сотрудники MAKENA со сканерами, и уже там принимали все посылки.

«Не совсем стандартная история была с регистрацией этих посылок в наших системах» Банк не может предварительно передавать всю информацию по стандартной интеграции, и поэтому необходимо очень быстро создавать накладные прямо на месте приема.

Тогда и было подготовлено отдельное решение, фактически отдельный раздел в программе, который объединял адресную программу на доставку с уникальными штрих-кодами пакетов. В итоге получилась комбинация между упаковками, которые имеют оригинальный штрих-код, программой и штрих-кодом, который подготавливал банк.

Банковский штрих-код содержал дополнительные сведения, которые сотрудникам MAKENA нужно было вносить в программу.

Ключевое решение в том, что штрих-коды считывали в определенной последовательности и, уже позже, по заранее внесенной информации, накладные собирали в систему.

«Накладные вносились в систему уже после окончания приема, поэтому любые ошибки при приеме исключались»

На протяжении 15 лет в компании существует собственное IT-решение in-house. Именно оно, в итоге было адаптировано под ситуацию и заменяло массовую XML интеграцию ручными операциями. «Какие-то элементы этого решения мы распространили и на других клиентов», Эта система очень помогла с многоместными отправлениями, когда надо доставлять 2-3 пакета в один адрес, при этом все три пакета учитывать как одну накладную.

Такая история является трудоемкой для почтовых и экспресс-операторов, тем более в больших объемах. Контроль за прохождением каждого места затруднен, если посылки надо скомплектовать и доставить в один определенный момент. Так что, те решения, которые были реализованы для банка, затем использовали в работе с многоместными отправками. Сейчас некоторые вещи в этой системе до сих пор работают через регулярные отчеты.Хотя уже можно было бы говорить об интеграции, которая исключила бы ручные операции. Однако, есть требования клиента, и стандарты безопасности делают невозможной интеграцию со сторонними системами. Мы периодически адаптируем нашу схему, но основной процесс остается прежним, и там мало что можно придумать.

Остались вопросы? Мы всегда рады Вам помочь. +7 812 313-27-29

Свяжитесь с нами